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圧縮

こんにちは!
インストラクターの仲野です。

 

業務をするなかで、「ワードやエクセル、PDF、画像などのファイルを
メールに添付して送信する」という場面があります。

 

お客様からの資料も以前はFAXだったところが、
最近はメールで送っていただくことが増えてきました。

 

1~2個のファイルであればそのまま添付ということでも大丈夫ですが、
添付するファイルの数が多くなると、受信した側がデータを保存したとき、
保存場所によっては他のファイルに紛れてしまうなどの問題があり、
あれ?あのファイルはどこ?といった状態になることがあります。

 

そんなときにお勧めしているのが、フォルダの圧縮。
添付したいファイルをフォルダに入れ、そのフォルダを圧縮します。
圧縮ソフトや設定によってアイコンは異なりますが、通常のフォルダとは
異なるアイコンで表示されます。

 

そしてその圧縮したフォルダをメールに添付します。
そうすると、受信した方は保存をする作業もフォルダごと1つだけで済みますし、
同じく、送信する方も添付する作業が1つだけで送信できます。

 

圧縮フォルダを解凍する必要はありますが、
WindowsXP以降であれば標準機能として利用できますし、
圧縮解凍のフリーソフトもたくさんの種類が出ています。

 

使い慣れるとなかなか便利で重宝しますし、
なにより他のファイルに紛れてしまうことがないということ。

 

ぜひファイルをメールに添付するときなどに使ってみてください。

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